Граница между ИТ-проектом и сервисом на вечнозеленом поле автоматизации

Коллеги, представляем вашему вниманию практику автоматизации процессов работы с заказами. Своим опытом проектного внедрения поделилась начальник отдела АСУ СХАО «Белореченское» Елена Дубинина.

В видеозаписи доклада и его текстовой версии вас ждут цифры и факты о том, как предприятию, которое производит 87% продовольственной корзины, удалось автоматизировать 5 предметных областей на едином решении.

Здравствуйте, коллеги. Я являюсь представителем крупного агропромышленного предприятия Иркутской области СХАО «Белореченское» – одного из ведущих предприятий Сибири и Дальнего Востока. На сегодняшний день структура бизнеса многогранна и охватывает практически все отрасли сельского хозяйства: птицеводство, животноводство, растениеводство, овощеводство, а также переработку сельскохозяйственной продукции и ее реализацию.

В состав предприятия входит более 50 структурных подразделений.
Основной производственной деятельностью предприятия является производство куриных яиц. Сегодня на предприятии 2,5 млн. голов птицы. Валовый сбор яйца – 642 млн. штук в год.
Отрасль животноводства – самая интенсивно развивающаяся. От 15 тысяч голов крупного рогатого скота мы получаем в год 55,5 тысяч тонн молока и 4300 тонн мяса.

Два молочных завода производят широкий ассортимент молочной продукции. Цех переработки мяса производит порядка 100 видов различных колбас, деликатесов и полуфабрикатов из собственного сырья.

СХАО «Белореченское» имеет 68 тысяч гектар посевных площадей, в полном объеме обеспечивает кормами имеющееся поголовье, выпускает широкий ассортимент хлеба и хлебобулочных изделий. Предприятие успешно освоило переработку картофеля, свеклы, моркови, капусты. Успешно занимается производством рапсового масла.

Весь ассортимент произведенной продукции мы реализуем через 150 собственных магазинов, 200 магазинов франчайзи, во все муниципальные организации Иркутской области, федеральные, региональные сети, сторонним клиентам.

СХАО «Белореченское» – постоянно развивающееся современное производство, главной приоритетной задачей которого является обеспечение продовольственной безопасности жителей Иркутской области.

На предприятии принята комплексная программа перспективного развития, направленная на увеличение производства продукции и повышение ее качества, сокращение затрат за счет внедрения высокоэффективных технологий, получения максимальной прибыли от результатов хозяйственной деятельности.

Важно не только произвести, но и выгодно реализовать произведенный продукт. Так как продукция предприятия натуральная с небольшими сроками годности, качество напрямую зависит от сроков реализации. Поэтому структура сбыта организована так, чтобы продукция в кратчайшие сроки доходила до покупателя. Отгрузка происходит с 16 складов готовой продукции предприятия на склады оптово-розничных и распределительных центров, которые находятся не только в Иркутской области, но и за ее пределами. С этих складов товар поступает непосредственно на полки клиентам.

У нас был ряд проблем в работе с клиентами:

• Недостаточная скорость отгрузки
• Пересорты при отгрузке
• Ошибки на разных этапах ручной обработки информации
• Зависимость планирования производства от исполнителей
• Дополнительные затраты на сотрудников (как правило, на операторов)
• Отсутствие партионного учета для дальнейшего оформления ЭВСД
• Отсутствие прослеживаемости исполнения заказов клиентов

Перед нами стояла цель – повысить уровень клиентского сервиса и снизить трудоемкость исполнения задач.

Нет универсального программного продукта, охватывающего все бизнес-процессы предприятия, но есть грамотно подобранные решения под каждую конкретную задачу бизнеса, интегрированные в единое цифровое информационное пространство.

Мы начали искать. Рассматривали разные программные продукты и приняли решение об автоматизации клиентского сервиса на базе «ERP4FOOD» компании «Константа», т.к. именно этот программный продукт позволял решить нам необходимые задачи:

• Приём и обработка заказов покупателей от 6,5 тысяч точек доставки;
• Планирование и учёт внутренних перемещений продукции от 150 собственных магазинов и подразделений;
• Формирование заявки на производство по 6 категориям собственной продукции: яйцо, молоко, мясо, хлеб и хлебобулочные изделия, овощи, корма и прочая продукция;
• Формирование заявки на перемещение со складов готовой продукции (16 складов) на склады ОРС, РЦ (33 склада) для отгрузки по заказам клиентов каждого подразделения;
• Партионный учет продукции по дате выработки;
• Доступность транспортных средств и водителей, формирование рейсов со всех складов предприятия, а их порядка 50;
• Бумажный и электронный документооборот с клиентами. Сети работают только по системе электронного документооборота для ритейла EDI;
• Обмен с ГИС Меркурий – автоматическое создание производственных ЭВСД на основании прихода готовой продукции из производства, автоматическое оформление транспортных ЭВСД на основании документов перемещения, реализации.

Особенностями проекта на нашем предприятии являлась широта ассортимента и разветвленность системы сбыта. Широта ассортимента продукции покрывает 87% продовольственной корзины. Предприятие объединяет большое количество производственных площадок и складов готовой продукции. Присутствует довольно большая оптово-розничная сеть, значимая сеть фирменной розницы, различные каналы обслуживания клиентов, что прямым образом влияет на разнообразие операций в системе и их объем.

В рамках данного проекта происходила не просто смена одной системы на другую, а принципиальная реорганизация крупных процессов предприятия. Поэтому на первом этапе было особенно важно проработать логику организации процессов.

По причине масштаба функционала реализуемого проекта разработка макета системы была разделена на вехи, каждая из которых имела свое логическое завершение и результат.

Ввод системы в эксплуатацию характеризовался массовостью одновременно запускаемых процессов. Запускались сразу несколько зависимых друг от друга подсистем. При этом когда один блок процессов запускался, связанные с ним процессы продолжали работать в других системах. Для поддержания целостности учета для разных стадий запуска были разработаны разные схемы интеграции. Такой формат работы удлиняет запуск, но существенно снижает риск сбоев и как следствие уровень стресса его прохождения для бизнеса.

Закончив работу над проектом, мы можем говорить о полученных результатах внедрения.

В части работы с клиентами:

• Заказы от клиентов всех типов в едином информационном пространстве;
• Быстрое распределение продукции со складов по заказам;
• Значительное сокращение времени формирование документов на отгрузку на основании заказов;
• Контроль исполнения заказов клиентов, максимальное удовлетворение потребительского спроса (анализ недопоставок, излишков).

В части складского учета:

• Партионный учет продукции;
• Минимальные остатки на складах с крайними датами изготовления;
• Прослеживаемость партий от изготовления до клиента;
• Автоматизирована передача данных в ГИС Меркурий по данным партионной отгрузки

В части планирования производства:

• Сводные заявки на производство по всем видам продукции (яйцо, молоко, мясо, хлеб, овощи, корма);
• Оптимизировали ассортимент производства продукции под требования рынка.

В части сокращения затрат и рисков предприятия:

• Уменьшение ручной работы, уменьшение количества операторов;
• Улучшение использования грузоподъемности транспортных средств;
• Контроль дебиторской задолженности до отгрузки;
• Контроль просроченной дебиторской задолженности.

Хочется отметить, что мы не остановились на достигнутом. Система получила дальнейшее развитие:

1. В ноябре 2021 года был введен модуль «Честный Знак» для взаимодействия с ГИС маркировки молочной продукции. Он успешно функционирует, развивается, дорабатывается под новые требования по маркировке.
2. В январе 2022 года мы доработали и внедрили валютные операции с нашими зарубежными клиентами.
3. В марте 2022 года внедрили планирование продаж для разных групп партнеров – модуль «Управление продажами». Доводим план продаж на месяц по всем видам продукции до всех торговых подразделений предприятия, включая 150 магазинов собственной торговой сети. Контролируем выполнение плана по товарным категориям и в разрезе SKU.
4. В мае 2022 года перевели продажу услуг на ERP4FOOD. Автоматизировали расчет Royalty для сети франчайзинга.

В ходе работ команда разработчиков и менеджеров Константы подтвердила профессиональные организаторские способности. Находилась, если не на площадках предприятия, то всегда на связи. Внимательно относилась к требованиям заказчика. Оперативно разрешала непредвиденные ситуации и предоставляла необходимые консультации.

Коллектив СХАО Белореченское выражает благодарность специалистам компании Константа за высокий уровень профессионализма и качество исполнения поставленных задач.

Пользуясь случаем, особенно хочется отметить руководителя проекта по внедрению Немцову Екатерину, по клиентскому сервису – Сырцеву Алину, по планированию производства – Немцова Валерия, по складскому сервису – Бурмистрова Владимира. Коллеги, спасибо огромное за работу. Надеюсь, что и в дальнейшем наше сотрудничество будет плодотворным и взаимовыгодным. Вопросы у нас еще остаются. С новыми внедрениями появляются новые. Нам с вами есть, над чем работать, куда стремиться и в каком направлении развиваться.