Мода такая мода. BI-системы для производителей продуктов питания

В этой статье мы не будем вести речь о конкретных инструментах BI, о выборе, стоимости и прочем. Подобных материалов не мало. Поговорим о том, кому и зачем это нужно внутри предприятия. Ведь самый лучший инструмент, внедряемый самой лучшей командой, не даст результата, если у получателя этого результата нет понимания, зачем. “Зачем?” – самый главный вопрос.

Все мы подвержены трендам. Люди, отрасли, а иногда даже целые города и страны. Не успел оглянуться и тебя уже куда-то несёт поток общественного мнения и всеобщей веры в новую “волшебную таблетку”.

IТ-жизнь производителей продуктов питания в этом плане не исключение. Вспомним “популярность” CRM-систем: ничего не понятно, но очень интересно и обязательно поможет “поднять” продажи. Ажиотаж с переходом на ERP: даёшь всем ERP систему, даже если для конкретного предприятия это избыточно, а для уровня сотрудников просто губительно.

И это единицы из массы примеров того, как действительно важный и полезный инструмент, становясь “попсовым”, внедряется на предприятиях не для осознанного использования “от потребности”, а потому что у всех есть и нам надо. Что, с высокой вероятностью, не наносит пользы ни самому предприятию, ни имиджу внедряемого продукта.
Сейчас в тренде BI-системы.

“А у вас есть BI? с Кубами работаете? Как? Еще нет? Ну вы попробуйте обязательно… Это must have”. – Слышится из каждого утюга. Ну и, как говорится, уже становится неудобно перед соседями, что “югославской стенки” у вас нет.

И вроде модно, и вроде популярно, да и вещь вообще-то хорошая, а кому и зачем нужно? И тем более зачем нужно пищевым предприятиям? Давайте поразмышляем.

Успешное внедрении чего-то нового начинается с запроса. В случае с BI это запрос “от бизнеса” на информацию.

Наша регулярная деятельность рождает данные. Данные в разном объеме и разном формате. Данные конвертируются в информацию и уже на основе информации принимаются управленческие решения.

На небольших масштабах многие руководители могут удовлетворить свой запрос на информацию для принятия решений самостоятельно. Оценить ситуацию, просто пройдя утром по производству/складу и проведя пятиминутку с нужным сотрудником прямо “в коридоре”. Эдакое управление “на кончиках пальцев”. Но на определённом масштабе такой формат управления бизнесом становится почти невозможным.

Предприятие растет. Для обеспечения управляемости оперативных процессов внедряются системы учета на предприятии. Данных становится существенно больше и их “интуитивная” конвертация в нужную информацию уже попросту нереальна.

Если все данные находятся в одной системе, то, как в целях оперативного управления, так и стратегического, мы можем воспользоваться конвертацией в виде построения отчетов в тех же учетных системах. А если систем несколько? А если часть информации мы получаем не из собственных систем, а, например, из систем партнёров или контролирующих органов?

(Например, ЦРПТ недавно открыл производителям доступ к данным системы «Честный знак» для отслеживания логистической цепочки товаров). Чаще всего на помощь приходит Excel и выделенная роль аналитика – человека, который отвечает за сбор данных из всевозможных источников и их сведение воедино.

Исходно, аналитик – это человек, который, определенно, умеет думать. Он думает, какие вопросы нужно задать и с какой стороны посмотреть на данные. Сотрудник, который извлечет из данных информацию, ценную для бизнеса и способствующую принятию оптимальных управленческих решений, подаст ее в понятной и быстрой для восприятия форме. Сотрудник, который, понимая стратегию компании, готов указать ракурс, который подсветит возможности и уязвимости. Позиция, явно требующая нетривиальных навыков и умений.

Но на деле при текущем уровне автоматизации рабочих процессов аналитика, зачастую, аналитик похож на персонажа из небезызвестной игры. Судорожный сбор и переработка непрерывно обновляющейся информации, которая должна быть подана точно в срок. И как бы не был крут аналитик, он определенно может ошибаться.

В общем, механическая работа превалирует над работой по созданию ценности, и высокоценный специалист используется в качестве “клерка”.

В данном случае инструменты автоматизации процессов аналитики, к коим относятся BI-системы, призваны высвобождать время аналитика от повторяемых и рутинных операций, чтобы у аналитика появлялась возможность строить модели данных, дающие больше информации бизнесу. А также не расширять штат аналитиков для реализации более сложной отчетности, которую физически невозможно собрать силам одного сотрудника при низкой степени автоматизации.

Также использование BI может быть полезным, потому что:

1. Система специально заточена под анализ большого объема данных. Выведено из систем учета, позволяет строить отчетность, не притормаживая оперативные процессы. “Крутя” отчёты, вы никому не помешаете.
2. Позволяет понять, какие участки бизнеса не автоматизированы. Все просто: из них вы не сможете получать данные автоматом. Только вручную. Это стимулирует восполнять белые пятна и доавтоматизировать процессы, чтобы получать отчётность легко.
3. Позволяет смотреть на отчетность не только в режиме плоской 2D-картинки, но и “проваливаться” в данные в моменте времени с нужной детализацией.

Мы всеми руками «за» обогащение пакета IT-инструментов, применяемых пищевыми предприятиями, но против входа в инновации без оглядки на реальные потребности.

Мы поделились своими практическими наблюдениями и наличие у вас указанных «маркеров» может служить сигналом к рассмотрению возможности внедрения BI-систем.

Узнать себя в том, что мы писали выше – только первый шаг ко внутреннему осознанию того, в чём может быть полезна BI-система именно для вас. Наличие внятного ответа на вопрос «Зачем», сформулированного именно внутри вашей компании – залог успешности вашего внедрения.