Балансируем между клиентским сервисом и уровнем списаний или «Хождение по лезвию ножа»

В нашей работе мы все чаще сталкиваемся с задачей формирования заявки на производство. При том, заявка должна отвечать сразу ряду параметров:

• обеспечивать спрос готовой продукцией вовремя,
• не давать рваной загрузки на производство,
• учитывать ограничения оборудования, сырья и упаковки, ограничения складов…

И чем дальше, тем все острее встает вопрос организации деятельности сотрудников, на чьи плечи ложится такая сложная задача, ведь от результата их руда зависит результат работы предприятия в целом…

Раньше поставки готовой продукции от производителя в магазины осуществлялись просто. Заказали – привезли. Столько, сколько есть на складе. Поздно? Можно потерять клиента (но это не самое страшное). С появлением федеральных сетей эта система отошла в прошлый век. Ответственность за своевременную доставку продукции (а вместе с этим и штрафы за неисполнение данной функции) возросли в разы, возникла острая необходимость реагировать на заказ быстро, так как крупных сетей, конечно же, меньше, чем мелких гастрономов, как 20-30 лет назад. И теряя одного такого клиента, производитель резко ощутит прореху в своем бюджете.

Итог: конкуренция теперь касается не только качества и цены продукта, но и уровня клиентского сервиса.

Давайте разберемся, в чем особенность задачи поддержания должного уровня клиентского сервиса для производителей продуктов питания?

Сети хотят не просто своевременной доставки заказа в нужном объеме, но и максимального остаточного срока годности продукта уже на территории магазина, чтобы повысить свои шансы продать как можно больше. Вот в этот самый момент контроль за ним и выходит на новый уровень важности.

Следовательно, возникает острая необходимость постоянно держать баланс между клиентским сервисом и уровнем списаний по несоответствию необходимому ОСГ.
Чтобы не прогадать с объемами, необходимо еще на этапе планирования выяснить, насколько наше задание соответствует плану отгрузок с учетом ОСГ и не допускать стоков на складе. То есть ставить в план производства то количество, которое в итоге будет куплено. Думаю, многие сейчас усмехнутся, посчитав, что это утопия. Однако, давайте будем делать выводы в конце повествования.

Прежде чем перейти к рассмотрению путей решения, хочется уделить внимание влиянию человеческого фактора на производство и результаты работы предприятия в целом. Все мы время от времени ошибаемся. А ошибки в данной сфере очень дорого обходятся – нолик пропустили, поставили не ту цифру, и все, на складе бардак. А если человек заметил ошибку и решил пересчитать данные, производство может намного позже получить заявку на выработку продукции. А при мясном производстве необходимо заранее подготовить сырье, рассчитать, чтобы по мощности проходило и т.д.

Чтобы сформировать заявку на производство так, чтобы клиентский сервис оказался на должном уровне, необходимо пройти несколько шагов:

• Планирование отгрузок

с учетом согласованных отгрузок (например, если компания выиграла тендер) и запланированных трейд-маркетинговых акций и сезонности.
Кроме того, настройка правила планирования должна быть достаточно гибкой, т.к. обычно какую-то часть клиентов требуется планировать по статистике, какую-то по заказам и т.д. по особенностям.

• Планирование запуска производства

с учетом загрузки производственных мощностей с учетом переналадок, а также производственного календаря и плана по потребности в сырье (не обязательно по всей номенклатуре, а по той ее части, которая ограничивает нас в рамках данного конкретного производства).
Далее осуществляется проверка продукции по ОСГ и на основании этих данных необходимо сделать вывод, какой объем продукции с учетом текущих остатков сможет быть отгружен, а какой – нет и будет попадать в распродажу или списание.

• Планирование упаковки и маркировки

Чем ближе к отгрузкам, тем более качественное понимание того, какая продукция должна быть отгружена, мы имеем. Поэтому, если мы хотим повысить уровень клиентского сервиса, мы должны разделить задания на запуск и задания на упаковку и маркировку. А именно, заранее запустить базовый продукт, который является совокупностью рецептуры и формовки, а к тому моменту, как данный производственный полуфабрикат будет подходить к выпуску, дать задание на то, как его промаркировать и упаковать для поступления на склад готовой продукции.
Кроме того, если планирование необходимо произвести сразу на несколько дней вперед, например, в пятницу дать запланировать выпуск продукции, упаковку и маркировку на три дня вперед, логично еще перед выходными оценить выполнимость и подтвердить (или скорректировать) заявку.

Автоматизированная система. Уровень: elementary.

Казалось бы, формирование заявки на производство – это всего лишь один из этапов сложной и многоходовой игры в экономику предприятия. Однако, не задумывались ли вы о том, почему же ее, эту увлекательную игру, принято считать сложной? Не сами ли участники сделали ее таковой?

Люди вообще склонны создавать себе сложности, а потом героически их преодолевать. И вот как они это делают:
Чаще всего планирование ведется в Excel. Этот автоматизированный инструмент явно выигрывает перед бумажным журналом в паре с калькулятором. И порой он может работать очень даже неплохо, если подходить к его формированию и настройке с умом. Однако в современном обществе, используя Excel, мы не сможем избежать сложностей, если на заводе есть определенная ротация ассортимента. Если вдруг появилась одна новая позиция, на которую не была настроена программа, сразу возникают неточности расчетов и, как следствие, проблемы планирования.

Ну и конечно пресловутая зависимость от людей. Если кто-то уходит в отпуск (будем позитивны и исключим прочие варианты причин отсутствия работника на месте), другим сотрудником будет очень сложно оперативно включиться в тонкости работы системы. Что уж говорить о том, как придется новичку осваивать данный способ планирования.

Еще одна проблема Excel – это количество параметров, которые в ней можно учесть. 3-4 параметра – это уже очень тяжелая программа. Поэтому, пытаясь учесть все необходимые для формирования корректной заявки на производство факторы, мы получаем довольно сложный в настройке инструмент, нелояльный к изменениям, и постоянно грозящий зависнуть наглухо, потому что очень много весит.

Автоматизированная система. Уровень: professional. Или как формировать заявку на производство, чтобы спать спокойно?

Без лишней лирики, перейдем к сути: все описанные выше шаги и функции можно автоматизировать в системе, которая сама подтягивает данные из разных источников и рассчитывает необходимые параметры. В итоге мы получаем более полную и точную модель.

Влияние человеческого фактора сводится к минимуму, однако у планериста остается возможность внесения экспертных корректировок в предложенную системой заявку перед ее отправкой. При этом приятным бонусом является скорость выполнения расчетов. Чтобы спланировать производство в Excel (даже в случае очень хорошо налаженной таблицы), специалисту может понадобиться около 4 часов, а с помощью автоматизированной ИС можно сделать то же самое за 15 минут.

Рассмотрим еще одну щекотливую ситуацию: маркетологи запустили какую-то акцию. Эта информация дошла до планеристов, но оказалось, что того количества упаковки, которое есть в наличии, не достаточно, чтобы осуществить запланированный производственный «бум».

Акция сорвана. Довольных мало… И вот здесь на помощь и может прийти автоматизированная система, показав планировщику, что надо скоординировать действия служб. А именно, вовремя оповестить отдел закупок о надвигающихся проблемах.

Важнейшей особенностью, позволяющей облегчить взаимодействие планировщика и производства, является возможность планировщика формировать плановое задание на больший временной горизонт (например, на неделю), далее за день до самого производства давать задание и непосредственно в день производства оформлять «дозаказ», или корректировку (на разных предприятиях по-разному, но суть не меняется). И, что важно, делать это в несколько шагов (запуск, упаковка и маркировка).

P.S.: Когда мы впервые столкнулись с задачей автоматизации функции планирования, многое для нас было непонятным с технической и практической точек зрения. Но за последние 2 года мы проделали огромный путь, и теперь готовы не только предложить вам готовое решение, в котором заранее учтены все тонкости вашего производства, но и помочь вам выстроить модель планирования на основе собственной отраслевой экспертизы.

Мы не предлагаем инструмент, позволяющий силой мысли вносить данные сразу в голову работникам производства (по крайней мере пока)). Однако лучший результат может быть получен в ходе проекта, который позволит вычленить необходимые особенности планирования на конкретном заводе, а не прибегая к шаблонному решению.