Загрузка данных из "1С:ЗУП" в систему бухучета на 1С

Одна из задач на проектах смены платформы регучета - настройка обмена новой системы с действующей системой по расчету заработной платы и кадрового учета. Чаще всего это «1С:ЗУП». В его типовом функционале есть инструмент по подключению обмена к «1С:БП», «1С:КА» и другие программы «1С».

Мы проанализировали 10+ последних реализованных нами проектов и выявили наиболее распространенные сложности:

• При работе обмена часто возникает ошибка по созданию дублей по справочникам Подразделения и Сотрудники.
• После изменений по резервам возникали сложности с расчетом резервов и подбором видов резерва в начисления.
• При обновлении обменов меняются настройки и правила выгрузки, что требует оперативного изменения для своевременной загрузки данных по бухучету.

Опыт проектов позволил разделить обмены на типовой, типовой с минимальными доработками и нетиповой. Когда лучше использовать типовой обмен? Почему приходится на проекте включать доработки в типовом обмене? Какие потребности в бухгалтерской системе приводят к разработке нетипового обмена? На эти вопросы можно ответить, анализируя особенности обменов.

Сегодня поговорим про первые 2 варианта, потому что третий требует повышенного внимания. Его вынесем в отдельный материал.

Типовой обмен – это стандартные справочники и документы, которые участвуют в выгрузке из зарплатной системы в любую бухгалтерскую систему. Основная задача – загрузка проводок по расходам оплаты труда и их аналитике.
Понятно, что типовой обмен – наиболее выгодный вариант с точки зрения ресурсов, необходимых на его настройку:

1. В базах бухгалтерской и зарплатной системы нет доработок и типовой обмен позволит минимизировать затраты при обновлении программ. Изменения в законодательстве при обновлении «1С:ЗУП» и «1С:БП» своевременно появляются в обеих системах и участвуют в обмене.
2. Загрузка проводок по заработной плате не требует конвертации или изменения аналитики. Таким образом, данные сформированные в «1С:ЗУП» в полном соответствии загружаются в «1С:БП».

В каких случаях можно обойтись типовым обменом:

1. Справочники и документы «1С:ЗУП» и «1С:БП» совпадают полностью по реквизитам и содержанию. Таким образом, объекты уже совпадают по ссылке, наименованию и иерархии. В этом случае достаточно типового обмена. При первоначальной настройке программа запросит сопоставление объектов и возможно уже сопоставит их самостоятельно. Изменения в реквизитах справочника синхронизируется и в бух. систему.
2. Распределение расходов по оплате труда не требует изменений после выгрузки из «1С:ЗУП». Таким образом, аналитика, способы отражения, указанные в «1С:ЗУП» идентично загружаются в «1С:БП».
3. Одинаковые учетные политики «1С:ЗУП» и «1С:БП».

Но есть ситуации, когда типовой обмен не подойдет.

• Расхождения по справочникам: наименования, иерархия.

Рассмотрим такой пример: при переходе на «1С:БП 8» заказчик решил изменить структуру предприятия. Справочники «Подразделения организаций» будут различаться по иерархии и наименованию элементов, но можно будет сопоставить их значения элементам справочника из «1С:ЗУП 8». При подборе нескольким значениям из зарплатной программы одного значения в «1С:БП 8» типовой обмен не справится с этой задачей. В данном случае потребуется доработка для регистра сопоставления синхронизируемых объектов.

• Изменения в справочники вносятся в базе «1С:ЗУП» и не нужно выгружать эти изменения в «1С:БП».

Рассмотрим вновь на примере справочника “Подразделения организаций”. В «1С.ЗУП» вносятся изменения необходимые для кадрового учета и печати документов. В «1С:БП» для формирования отчетов наименования отделов сохранили иначе. При интеграции необходимо защитить переименование реквизита «Наименование». Для этого в процедурах выгрузки справочника необходимо указать перечень, разрешенный к выгрузке, а реквизит Наименование запретить.
В процедурах выгрузки справочника необходимо указать перечень реквизитов, разрешенный к выгрузке, а остальные запретить.

• Загрузка документов требуется с особенностями в правилах подбора справочников и счетов учета.

Требуются дополнительные регистры для сопоставления. Например, следующая ситуация- удержание по исполнительным документам формируется по подразделению, которое привязано к сотруднику. Заказчику не нужна по счету 76.41 детализация по множеству подразделений. Сотрудникам бухгалтерии достаточно, чтобы проводки по исполнительным листам выгружались все на одно постоянное значение Администрация.
Таким образом, есть вариант решения задать сопоставление в регистре для перечня подразделений или константу для подстановки одного фиксированного значения.

Чаще всего к нетиповому обмену приводят потребности в загрузке данных, не участвующих в типовом обмене. Например, в бух. системе не ведется кадровый учет и для оформления печатных форм нужна актуальная информация о занимаемой должности сотрудника. Таким образом, потребуется разработать поток об изменениях в кадровой истории действующих сотрудников.

Подробнее о том, какие бизнес-процессы могут «заставить» обмениваться через подсистемы и какие бывают виды нетипового обмена – расскажу в следующей статье. Не пропустите)