Опыт интеграции с MAX: рабочая схема в новой реальности

Помните, мы когда-то жили без смартфонов? И все наши коммуникации происходили, уж если не голосом, то хотя бы через компьютер. Да-да, это было где-то там – в каменном веке. 

За последние годы многие бизнес-процессы переехали с десктопа в телефон. Согласование заявок на оплату, утверждение маркетинговых акций, отправка путевых листов водителям…  Люди привыкли к сервисам на платформе мессенджеров, интегрированных с ИТ-системами. Это удобно, быстро и соответствует духу времени.
Однако, не так давно «лафа» закончилась. Какие-то мессенджеры совсем перестали быть доступными, другие продолжили работать, но с препятствиями. Последний из могикан – Telegram, но и он теперь под вопросом. Предприятия оказались перед непростым выбором: возвращаться к неудобному десктопу или искать обходные пути (те самые, которые нельзя называть, и из-за этого создают дополнительные сложности и риски).

Единственный стабильно работающий мессенджер – российский MAX. Но его многие опасаются: мало информации и это порождает опасения/ непонятно, с чего начать/ непонятно, что именно с его помощью можно, а чего нельзя.

А мы уже попробовали и готовы поделиться практическим опытом.

Разберем несколько сценариев применения мессенджера MAX для решения задач пищевых предприятий. Пункты, по которым у нас уже есть реальные кейсы реализованных проектов, разберем наиболее подробно. 

Сбор и обработка заказов
Кейс из нашего опыта

Клиент пришел нам с задачей разработать простую и интуитивно понятную в использовании систему сбора и обработки заказов и интегрировать ее с 1С.
Ключевой целью была экономия денег счет исключения из затрат абонентской платы за систему обработки заказов (старый сервис обходился предприятию в 100 т.р./мес.), сокращения прямых и косвенных потерь (заказы из старого сервиса приема заказов перезабивались в учетную систему вручную. Это занимало время специалистов и влекло за собой ошибки).

Для достижения цели мы разработали мини-приложение в мессенджере MAX (платформа сама по себе бесплатная) и настроили его интеграцию с 1С заказчика.

Возможности итогового продукта:

• Система авторизации по номеру телефона – невозможно ошибочно сделать заказ за другого клиента.
• Заказ отправляется напрямую в 1С – не нужно заносить заказ дважды в разные системы.
• Единая логика приема заказов – возможность проведения аналитики в различных разрезах.
• Сквозной мониторинг – не только менеджер, но и сам клиент видит статус заказа в том же приложении. Ему не нужно звонить и уточнять – что с заказом, он сразу видит его статус готовности.

Работа аудиторов на торговых точках
Кейс из нашего опыта

У клиента был запрос на автоматизацию процесса аудита товаров на торговых точках.
Ранее на предприятии использовали онлайн-таблицы и формы для заполнения чек-листов, из-за чего сбор отчетности занимал существенное время. Кроме того, данные часто терялись и было сложно их аккумулировать. На предприятии отчетность по аудитам играет важную роль: оценивается уровень мерчандайзинга на точках для выплаты премий и взаиморасчетов. 

Ключевая цель была – сократить затраты на сбор отчетности за счет: высвобождение ресурсов сотрудников на ручной сбор отчетности и сокращение ошибок человеческого фактора при этом. 
Для достижения цели мы разработали чат-бота, который показывает чек-лист аудита сотрудникам на торговых точках, а после прохождения аудита данные сохраняются в 1С. Теперь сотрудники на местах могут отправлять отчёты, фотографии, подтверждения выкладки и оперативно согласовывать изменения – всё через привычный интерфейс мессенджера.

Как результат:

• У руководителей появилась возможность настраивать чек-листы и строить общую отчетность по всем аудитам за секунды/минуты. 
• У сотрудников появилось решение с интуитивно понятным интерфейсом. 

Отправка путевых листов и маршрутов водителям
Водители получают на телефон информацию о маршруте, точках доставки и других оперативных данных. Никаких бумажных носителей, всё в цифровом поле.

Переход на цифровой формат обеспечит:

• Актуальность данных: если логист меняет маршрут из-за пробок или форс-мажора, водитель получает обновленную информацию в режиме реального времени, без необходимости звонить в диспетчерскую.
• Контроль исполнения: водитель может «отбивать» точки маршрута нажатием кнопок в боте (например, «Прибыл», «Завершил выгрузку»), что сразу отображается в 1С у логиста.
• Экономия: Отказ от печати путевых листов и снижение затрат на расходные материалы и время на печать.

Кроме того, технические возможности MAX позволяют реализовывать операции, которые широко применимы практически во всех областях деятельности предприятия. Приведем примеры:

Оперативное получение данных из 1С
Система может автоматически отправлять сотрудникам уведомления о важных событиях: изменениях в графике работы, новых задачах, результатах согласований. 

Чат-бот может помочь держать руку на пульсе предприятия без выхода в 1С: за один клик можно получить выгрузку отчетов, уведомления об инцидентах, актуальные цифры по производству и другим процессам. 

Мы уже реализовывали такое ранее в другом мессенджере (интеграция c MES). И знаем, что в MAX это тоже возможно.

Согласования с обратной связью (акцепт/отклонение/комментарий)
Это один из самых востребованных сценариев. Любые документы, требующие утверждения, (платежные поручения, маркетинговые акции, прайс-листы или договоры), автоматически направляются ответственным лицам в MAX. Получатель видит в сообщении не только текст уведомления, но и интерактивные кнопки: «Принять» или «Отклонить». В случае отклонения документа сотрудник может оставить комментарий прямо в мессенджере. Все действия пользователя (подтверждение или отказ с аргументами) мгновенно и автоматически подгружаются обратно в учетную систему предприятия.

Почему это эффективно:

• Скорость: руководитель может утвердить платеж, находясь в дороге или на встрече, без необходимости открывать ноутбук.
• Прозрачность: в 1С всегда сохраняется история: кто, когда и с каким комментарием согласовал документ.
• Акцент внимания: сообщения в мессенджере всегда на виду, что исключает риск того, что важный документ затеряется в потоке входящей электронной почты.

Более сложные сценарии через веб-сервисы
MAX предоставляет API для реализации практически любых бизнес-процессов, которые требуют оперативной мобильной коммуникации – от обработки обращений клиентов до запуска цепочек автоматических сообщений.

Примеры сценариев:

• Система Self-Service для сотрудников: заказ справок 2-НДФЛ, отпусков или оформление пропусков на территорию предприятия напрямую через бот в MAX с автоматическим созданием записи в 1С.
• CRM-интеграция: когда клиент обращается в компанию, бот автоматически «подтягивает» из 1С историю его последних покупок, актуальный баланс или задолженность, предоставляя менеджеру всю информацию до начала разговора.
• Сложные цепочки сообщений (Drip-marketing): запуск автоматических веток общения. Например, если клиент заказывает товар, бот может прислать сообщение о статусе сборки, затем о готовности к отгрузке, а через 3 дня после доставки – ссылку на опрос о качестве сервиса.

Использование веб-сервисов позволяет гарантировать доставку сообщения и получение обратной связи. В отличие от простых чат-ботов, API позволяет создавать «диалоговые формы» – интерактивные меню, которые собирают структурированные данные (даты, суммы, комментарии) и отправляют их в 1С в формате, понятном для записи в документы, без промежуточной ручной обработки.

Итого, MAX – это:

1. Привычный мобильный интерфейс – инструмент, который позволяет поддержать привычную модель работы с мобильными девайсами.
2. Гибкий функционал – одни и те же шаблоны можно применить к разным областям деятельности предприятия.
3. Прямая интеграция с учетной системой – данные консолидируются в едином пространстве без участия человека, легко и быстро поддаются анализу.
4. Быстрота внедрения – это даже не проект, а просто задача, которая решается за несколько дней/недель. Это позволяет как быстро внедрить инструмент впервые, так и при необходимости адаптировать его под новые потребности предприятия.

Перемены – это всегда неопределенность. Ваши опасения вполне понятны. Именно поэтому мы, как отраслевой интегратор, всегда стремимся стать первопроходцами изучения возможностей новых инструментов и рассказать о них вам. Если у вас возникает задача из разряда новинок или нестандарта – вы можете обратиться к нам. Мы предложим решение и поможем его реализовать. С нами не страшно пробовать новое.

Сегодня разобрали работающую технологию, которую можно использовать в текущих условиях блокировок или сбоев привычных инструментов.

С какими мыслями предлагаем вам завершить чтение:

1. На базе MAX можно создавать удобные мобильные приложения и автоматизировать широкий спектр бизнес-процессов.
2. Опыт в рынке уже есть, и мы – часть этого опыта
3. Если есть вопросы – пишите/звоните. Мы всегда на связи и готовы вас поддержать!