Как не превратить планирование в мучительный кошмар?

Планирование — тема, которая кажется абстрактной, но на практике играет ключевую роль в эффективном управлении производством. Именно планирование определяет, насколько рационально предприятие использует свои мощности, управляет запасами и минимизирует риски.

Совместно с Александром Кубониным, аналитиком 1С компании “Константа”, мы подготовили цикл статей об автоматизации на пищевом производстве. Сегодня поговорим о том, как правильно выстроенное оперативное планирование помогает бизнесу работать слаженно и эффективно. Разберемся, почему именно формирование заявки на производство (ФЗП) является ключевым инструментом управления процессами. Какие ошибки встречаются при ручном планировании и как их избежать.

На каждом предприятии процессы планирования устроены по-своему, но чаще всего ключевую роль для бизнеса играет оперативное планирование, в частности, формирование заявки на производство (ФЗП).

Чем оперативное планирование отличается от других видов?

В производстве существует несколько уровней планирования:

• Календарное планирование — долгосрочная координация работы подразделений (продажи, производство, логистика, закупки). Позволяет выстраивать процессы так, чтобы вся цепочка работала синхронно.
• Планирование по рабочим центрам — распределяет загрузку отдельных участков производства. Используется в MES-системах, когда важно детализировать график работы оборудования.
• Оперативное планирование — тот самый механизм, который решает главную проблему бизнеса: балансирует между бесперебойным клиентским сервисом и минимизацией складских потерь.

На практике именно оперативное планирование влияет на скорость реакции компании. Оно позволяет быстро перераспределять ресурсы, учитывать актуальные изменения в заказах и корректировать загрузку производства. Если компания управляет этим процессом вручную, без автоматизации, начинаются мучения.

В основе оперативного планирования лежит баланс между двумя ключевыми задачами:

Обеспечение доступности продукции.
Важно, чтобы продукция всегда была в наличии, обеспечивая бесперебойную работу клиентского сервиса. Однако излишние запасы — это дополнительные затраты, поэтому компании обычно стремятся к 98–99% обеспеченности, исходя из характеристик своего продукта.

Оптимизация складских запасов.
Чем больше остатков на складе, тем выше затраты на хранение. Если продукция хранится слишком долго, возникает риск списаний по сроку годности или необходимости отправлять товар в переработку.

Чаще всего оперативное планирование ведется в Excel. Компании привыкли к этому формату, потому что он кажется удобным. Однако на практике такой подход превращается в ежедневную рутину, отнимающую время и ресурсы.

Какие проблемы возникают при работе в Excel?

• Долгое время расчетов.

◇ Планировщик ежедневно тратит часы на обновление данных. Каждое изменение требует пересчета формул, а любое упущение ведет к ошибкам.
◇ В среднем, планирование занимает до 4 часов в день, что замедляет весь процесс.

• Полная зависимость от одного человека.

◇ Как правило, только один специалист разбирается в Excel-модели. Если он уходит в отпуск или увольняется — процесс просто встает.
◇ Передача знаний затруднена, потому что все расчеты держатся на уникальном понимании специалиста.

• Изменения в составе номенклатуры — настоящий кошмар.

◇ Добавление новых продуктов, корректировка объемов, смена технологических процессов требуют перестройки всей таблицы.
◇ Любая ошибка приводит к сбоям в планировании и может вызвать перепроизводство или нехватку продукции.

• Планирование не учитывает реальную загруженность мощностей.

◇ Excel не связан с производственными системами, а значит, не может автоматически учитывать актуальную загрузку цехов и доступность сырья.
◇ В итоге приходится вносить правки вручную, что увеличивает вероятность ошибок и снижает точность расчетов.

Использование Excel в планировании — это постоянная борьба с ограничениями инструмента. На первый взгляд он удобен, но при увеличении объемов данных и сложности процессов ручное планирование начинает работать против бизнеса.

Чтобы избежать этих проблем, компании переходят к автоматизированным решениям, которые ускоряют расчеты, повышают точность прогнозов и снижают зависимость от человеческого фактора. Plan4Food автоматизирует этот процесс, избавляя сотрудников от рутинной работы и снижая риски.

• Сколько времени это занимает?

В Excel пересчет занимает до 4 часов в день, а в автоматизированной системе — 15 минут. При этом расчетный модуль самостоятельно проверяет данные, исключая ошибки, которые могли бы повлиять на производство.

• Как учитывать загрузку мощностей без сложных таблиц?

Ручное планирование не отражает реальную загруженность оборудования, из-за чего возможны простои или перегрузка участков. Планировщик сверяет данные из разных источников, тратя время на корректировки. Программа автоматически анализирует доступные ресурсы и равномерно распределяет объем работ, предотвращая дисбаланс. При этом она не перегружена лишними параметрами — если детализация по рабочим центрам не критична, система не учитывает ее, что упрощает процесс и повышает гибкость.

• Прогноз спроса: как избежать перекосов?

В Excel анализ продаж часто строится на исторических данных без учета влияния маркетинговых факторов, что приводит к ошибкам в планировании. В результате производство либо выпускает слишком много продукции, либо сталкивается с дефицитом. Автоматизированный сервис позволяет учитывать трейд-маркетинговые отгрузки в прогнозах и корректно рассчитывать будущие объемы производства.

Если планирование не интегрировано с маркетинговыми процессами, важно дополнительно автоматизировать их учет, чтобы избежать искажений при расчете потребностей.

• Как избежать бесконечных правок?

Вручную внесение изменений в планирование занимает часы. Ошибки в расчетах приводят к тому, что производство вынуждено перестраивать график в течение дня. Plan4Food мгновенно пересчитывает заявки при изменении спроса или задержках поставок. Это снижает количество незапланированных перестроек графика и помогает избежать потерь.

• Как это влияет на клиентский сервис?

Благодаря точному прогнозированию компания заранее видит, сколько продукции нужно отгрузить. Это снижает срывы поставок, делает процесс предсказуемым и упрощает работу с клиентами.

Автоматизация оперативного планирования позволяет компаниям избавиться от рутинных задач, сократить время расчетов и повысить точность прогнозов. Вместо сложных Excel-моделей, которые зависят от одного человека, предприятия получают гибкий инструмент, помогающий поддерживать баланс между клиентским сервисом и складскими запасами.

Во второй части мы разберем, какие факторы влияют на успешность проектов по внедрению автоматизированного планирования. Расскажем, почему важно выделять отдельную роль планировщика, как подготовить компанию к изменениям и какие ошибки могут помешать автоматизации дать ожидаемый результат.