Кассовые разрывы в бизнесе: основные причины и как с ними работать

Около 70% компаний привлекают заемные средства, немалая часть из них на пополнение оборотного капитала, а не только на инвестиционные проекты. Причина этого – кассовые разрывы. Бизнесу не хватает денег на оплату текущих обязательств. Давайте разберёмся с типичными причинами возникновения кассовых разрывов и как их не допустить.

Отсутствие планов (бюджетов) или ошибки при планировании
Если вы не составляете план поступлений и выплат денежных средств (БДДС) на следующий месяц, то и не видите возможные дефициты денежных средств.
Но все-таки сегодня большая часть компаний формирует БДДС, в чем же тогда дело? А дело в ошибках при планировании. БДДС – это бюджет, который должен быть составлен после Бюджета Доходов и Расходов (БДР). Он вторичен, так как показывает реализуемость нашего плана доходов и расходов. БДДС тесно связан с БДР и должен планироваться на основе БДР. Часто руководители подразделений не понимают отличий между расходами и выплатами, и мы получаем в итоге ошибки при планировании.
Также важным инструментом является Платежный календарь. Используете ли вы его в своей компании? Его главное отличие от БДДС в краткосрочности (как правило, он формируется на неделю, декаду) и точных датах поступлений и выплат. Это инструмент оперативного управления денежными средствами компании, в отличии от более долгосрочного БДДС.

Что делать:

• Регулярно формировать актуальный БДДС на месяц, а лучше квартал. Составлять и БДР, и БДДС, а при автоматизации настраивать взаимосвязи между статьями, учитывая условия договоров по оплате. БДДС поможет увидеть всю картину денег бизнеса, размер дефицита и заранее подобрать варианты решений – переносы платежей, привлечение заемных средств, действия по сбору дебиторской задолженности, а не «тушить пожары» в день оплаты.
• Формировать Платежный календарь с точными датами оплат и прогнозом поступлений. Разработать систему приоритетности платежей и при дефиците передвигать платежи, исходя из правил компании, а не основываясь на личных ощущениях и преференциях тех или иных подразделений.

Ошибочные оценки необходимого объема закупок
Какая связь между закупками и нехваткой денег? Все просто: из-за ошибок в закупках в бизнесе возникают неликвиды на складе, излишние запасы товаров, сырья, упаковки. Все это – замороженные деньги, которые не работают. Продаж товаров нет, сырье и упаковка не используется в производстве продукции, деньги не возвращаются нам в виде произведенной и отгруженной продукции.

Сложность в том, что выгодные условия поставщиков зачастую связаны с закупками больших объемов и предоплатой. Производству удобнее всегда иметь запасы ТМЦ на складе, а коммерсантам – запасы товаров для быстрой отгрузки клиентам. С другой стороны, деньги должны работать, а не «лежать» на складе. Деньги нужны финансовому директору, чтобы не допустить неплатежей, а владельцу, чтобы не потерять доверие и репутацию надежного партнера. Поэтому здесь крайне важно найти верный именно для вашей компании баланс.

Что делать:

• Регулярно использовать инструменты управления запасами: анализ оборачиваемости запасов, анализ структуры запасов, прогнозирование спроса и продаж. Речь здесь идет не обязательно про автоматизированные инструменты. Отчеты можно собирать и вручную. Главное, чтобы на их основе можно было провести анализ и сделать необходимые выводы.
• Автоматизировать управление запасами. При большом количестве SKU, многопредельном производстве, мульти компонентном сырье без автоматизации, эффективно управлять запасами «на глазок» невозможно.

Финансовое планирование без учета сезонности продаж
Если ваши товары/услуги имеют сезонный спрос, то у в сезон деньги есть, в не сезон денег нет, поступлений от покупателей нет, а обязательные расходы (аренда, зарплата, налоги) требуют оплаты. Это норма для вашего бизнеса, просто нужно выстроить систему управления деньгами с учетом этой особенности.

Что делать:

• Разработать правила формирование финансовой «подушки» бизнеса
• Создавать резервы, откладывая деньги в резервный фонд, на специальный счет
• Составлять БДДС на более долгий срок (1 год в обязательном порядке), а Платежный календарь на квартал как минимум
• Пересмотреть условия оплаты поставщикам, разделив их на условия в низкий и высокий, получив по возможности отсрочку, чтобы сдвинуть платежи к периоду прихода денег
• Провести переговоры с клиентами, предложив им выгодные условия при авансировании отгрузок

Возможно, некоторые из этих рекомендаций покажутся вам банальными – «научитесь копить деньги, и будет вам счастье». Но на практике механизм грамотного накопительства – это разработка раздела учетной политики компании по созданию резервов. В управленческом учете резервные фонды формируются под многие вещи – обесценение резервов, гарантийные обязательства, отпуска и больничные и т.д.. Например, в МСФО они прописаны в стандартах, в бухучете компании формируют их нечасто, а в управленческом учете это надо делать.

Поэтому ответ на вопрос «сколько отложить» – далеко не так прост, как кажется, и требует серьезной проработки, а не просто дисциплины «не тратить все, что заработано».

Отсутствие контроля за дебиторской задолженностью
Отсрочка платежа – обычная история для производственной компании, и если у вас нет системы управления «дебиторкой», то деньги зависают, а для погашения обязательств мы привлекаем кредиты. Задача это непростая, т.к. включает в себя не только технические аспекты расчета и контроля сумм дебиторской задолженности, но и организационные – процессы работы менеджеров продаж, их мотивацию.

Что делать:

• Закрепить ответственных, куратора за каждым договором и контрагентом
• Утвердить правила компании по срокам оплаты, закрепить их в шаблонах договоров компании
• Установить допустимые лимиты дебиторской задолженности в % соотношении к сумме отгрузки и реализовать контроль превышения этих лимитов
• Описать процесс работы с просроченной задолженностью: допретензионный этап, претензионная работа, этап подачи иска и действий в суде. Шаблоны писем, претензий, ответственных на каждом этапе
• Разработать и автоматизировать отчеты о дебиторской задолженности, в которых есть информация о размере, динамике, структуре задолженности
• Автоматизировать учет дебиторской задолженности по срокам в вашей учетной системе, чтобы вся информация была оперативной и достоверной

Отсутствие контроля за кредиторской задолженностью
Когда не хватает денег, в первую очередь в стопе оплаты поставщикам, ведь последствия от несвоевременной оплаты налогов и зарплаты куда серьезнее. Но просрочка платежа влечет за собой штрафы, которые, как правило, всегда присутствуют в договорах с поставщиками, а также испорченную репутацию и возможные потери выгодных для вас условий. Здесь важно соблюдать баланс: не платить раньше срока и платить, не попадая на штрафы. Так вы не отвлечете деньги из оборота и сохраните репутацию.

Что делать:

• Утвердить кредитную политику компании. (Например, консервативную – минимальные риски: работаем на своих деньгах, товарный кредит минимальный, чтобы избегать проблем взыскания дебиторки. Или агрессивную – высокие риски: используем чужие деньги, даем товарные кредиты. Зависит от мышления собственника, уровня конкуренции и прочих факторов).
• Утвердить правила компании по срокам оплаты, использовать их при составлении договоров с поставщиками
• Автоматизировать контроль сроков оплаты в учетной системе по документам, максимально уйти от ручного контроля сроков и человеческого фактора
• Разработать систему бизнес-метрик, финансовых показателей, которые позволят держать руку на пульсе и контролировать ликвидность и платежеспособность бизнеса

Убыточная бизнес-модель
Если в принципе ваших доходов не хватает, чтобы покрыть все расходы, то и поступлений денег не будет хватать на выплату всех обязательств. Это совсем критичная ситуация, когда фокус внимания надо смещать с денежного потока на прибыль.

Сегодня большинство компаний – это не один бизнес, а несколько бизнес-направлений, и может быть общий финансовый результат и положительный, но какие- то бизнес юниты генерят убытки, а другие за счет своей прибыли их компенсируют. Чтобы принять обоснованное решение – что закрыть, а что оставить, важно разобрать свой бизнес на составляющие и проанализировать, кто съедает всю прибыль и почему нам не хватает денег.

 Что делать:

• Пересобрать управленческий Отчет о доходах и расходах (P&L) в правильной структуре, выделив доходы/расходы и маржинальную прибыль каждого бизнес-направления
• Разработать финансовую модель бизнеса, выделив все факторы, которые оказывают влияние на доходы и расходы компании. Проанализировать, увидеть узкие места и определить целевые показатели, при которых бизнес выйдет из зоны убытков

Все перечисленные зоны важны, но самые "живые деньги" и быстрые рычаги управления на предприятиях FMCG – это дебиторская и кредиторская задолженность. Именно в них зарыты самые ликвидные активы бизнеса, которые в первую очередь необходимо высвобождать в условиях кризиса.

О том, как выстроить системную работу с дебиторской и кредиторской задолженностью, расскажем на вебинаре «Оборотный капитал без банков: как грамотное управление дебиторской и кредиторской задолженностью даёт предприятию бесплатные деньги».