Какие функции ИТ системы нужны для решения задач бюджетирования?

В последнее время довольно актуальна тематика автоматизации функции бюджетирования на предприятиях. Связано это с тем, что многие уже решили задачи учета хотя бы на гигиеническом уровне, и логичным продолжением развития системы являются задачи планирования.

Как и в любой другой функциональной области, перед тем как делать проект, стоит вопрос о выборе продукта для его реализации. Однозначного ответа на данный вопрос дать невозможно. Мы, как и всегда, настаиваем, что надо выбирать продукт, отталкиваясь от границ стоящих перед предприятием задач, а не просто брать распиаренное решение/решение, которое хорошо подошло соседнему предприятию. В этом случае велик риск, что какой-то его функционал придется сильно дорабатывать, а какой-то останется невостребованным (а деньги вы за него заплатите).

Сегодня мы не будем разбирать и сравнивать конкретные ПО. Мы вообще про марки и бренды софта говорить не будем. Зато определимся, каким критериям должно удовлетворять решение в зависимости от вашей потребности. Сделаем это на примере трех кейсов. В каждом из них – своя ситуация на старте, свои задачи и, соответственно, разные рекомендации по требованиям к софту, который поможет вам их решить. Чтобы вы могли увидеть себя. Чтобы, понимая свою ситуацию, вы могли прийти к внедренцу любого продукта и уточнить: удовлетворяет ли их продукт вашим критериям или нет? Какие нюансы требуется доработать в данном продукте непосредственно для вас?

Предприятие осуществляет бюджетирование с помощью простых инструментов Excel, создавая мастер-бюджеты, такие как бюджет доходов и расходов (БДР) и бюджет денежных средств (БДДС). Прогнозный баланс остается вне поля зрения. Планирование осуществляется вручную, основываясь на фактических данных и статистическом анализе, что дает большую погрешность в планировании и занимает длительное время. Фактическая информация есть в учетной системе и выгружается в Excel и, соответственно, основная отчетность, включая сопоставление плана и факта, формируется вручную.

Задачи:

1. Повысить скорость и качество бюджетного процесса (планирования, отчетности, в т.ч.  план-фактного анализа)
2. Плановые и фактические данные в одной системе
3. Планирование показателей в аналитиках учетной системы
4. Реализовать функционал по сбору Прогнозного баланса

Рекомендации по решению:

1. Наличие твердого регламента бюджетирования (структура бюджета и процессов)
2. Ввод плановых данных в системе, возможно на основании данных оперативного планирования (настройка бюджетной модели с формами бюджетов для ввода плановых данных)
3. Настройка зависимостей между связанными показателями различных бюджетов (Автоматический сбор мастер-бюджетов по заложенным алгоритмам)
4. Связь с оперативным учетом

Предприятие осуществляет полноценное бюджетирование, включая функциональные и операционные бюджеты в своей системе. Мастер-бюджеты собираются автоматически, однако данные для планирования обрабатываются отдельно и вносятся вручную, отсутствует автоматизированный расчет взаимосвязанных статей бюджета. В таких условиях существует потребность в получении оперативной отчетности. Отклонения между планом и фактом превышают 20%, что для данного предприятия не приемлемо. По регламенту бюджеты утверждаются ГД, но данный процесс не автоматизирован, и ответственный сотрудник ПЭО вручную администрирует процесс сбора и утверждения бюджетной модели.

Задачи:

1. Повысить точность планирования
2. Сократить трудозатраты по заполнению и утверждению бюджетов
3. Связать операционные планы (планирование запасов: план продаж, план производства, план закупок и т.д.) с бюджетированием
4. Автоматизировать процесс сбора бюджетной модели

Рекомендации по решению:

1. Наличие твердого регламента бюджетирования (структура бюджета и процессов)
2. Наличие функционала для автоматизации функционального планирования (планы продаж, производства, закупок)
3. Возможность настройки связи с функциональным планированием (планы продаж, производства, закупок)
4. Автоматизированный бюджетный процесс, с возможностью отслеживания
5. Возможность получать оперативные данные о фактических данных в течении отчетного периода

Группа компаний/холдинг осуществляет комплексное бюджетирование, следуя единому стандарту. Каждое предприятие ведёт учёт в своей системе, но не каждая система может собирать данные под стандарты всего холдинга, поэтому часто прибегают к Excel. Экономический отдел самого холдинга вынужден собирать консолидированную отчётность из разных систем с трудно сопоставимыми данными, учитывая при этом элиминацию по ВГО. В процессе своей деятельности возможны сценарии приобретения и реализации новых направлений бизнеса, что увеличивает нагрузку на централизованную систему холдинга по сбору информации.

Задачи:

1. Интеграция данных в 1 систему
2. Сократить трудозатраты централизованного финансового отдела
3. Сократить время сбора консолидированной отчетности
4. Повысить качество собираемой информации для принятия управленческой отчетности
5. Возможность быстрого подключения нового бизнеса в систему финансового управления

Рекомендации по решению:

1. Наличие гибких интеграционных инструментов, для настройки передачи и сбора информации с различных систем первичного учета в единую систему бюджетирования
2. Наличие инструментов элиминации, для автоматизированного сбора консолидированной отчетности
3. Легкость корректировки бюджетной модели (бюджетного процесса и видов бюджетов) для добавления/исключения направлений бизнеса
4. Наличие интерактивных дашбордов и графиков для руководства

Об этом мы рассказали на вебинаре «Автоматизация бюджетирования – какие варианты решений есть?» Посмотреть запись можно по ссылке.

Если у вас появились вопросы или вы хотите получить бесплатную консультацию по подбору софта для решения своей задачи, (подчеркну: не по рекламе конкретного ПО, а по подбору оптимального), оставляйте заявку в форме обратной связи ниже.