ERP не оправдала ожиданий – как с этим жить?

Статистика независимых экспертов и опросы интеграторов констатируют, что только 10% компаний считают свою ERP-систему полноценным ядром управления. Учитывая, что на ERP уже перешло подавляющее большинство предприятий, собранные данные отражают вполне объективную картину, а не точечные мнения. Остальные делятся на тех, у кого ERP внедрена частично, либо требует оптимизации.
В наших интервью с клиентами ситуация подтверждается. Кто-то сразу открыто говорит, что в системе полно недоделок, с кем-то мы приходим к такому выводу в процессе диалога. Многие стыдятся, что потратили деньги и время, а результата не получили. Чувствуют себя, прямо скажем, проигравшими.

На самом деле, то, что произошло, вполне понятно и объяснимо. Кроме того, вы не одиноки. Почти 90% предприятий рынка прекрасно вас понимают. Разумеется, это не повод впадать в оправдательную позицию и, как школьники, сетовать, что «весь класс эту контрольную на двойки написал». 

Надо:

1. разобрать причины неудовлетворительного результата, (чтобы больше так не делать);
2. понять саму его суть – что конкретно не устраивает;
3. и уже после этого разрабатывать план исправления ситуации.

Сегодня в статье поговорим о первых двух шагах, чтобы во всей боевой готовности подойти к третьему.

…или почему результат проекта не так крут, как вам хотелось бы? Причин может быть несколько:

1. Шли от технической задачи. Думали так: старая платформа скоро поддерживаться перестанет, значит, надо переходить на новую. А о том, что параллельно с исполнением обязательной программы можно еще и бизнес-пользу дополнительную получить, не думали. Ну и, соответственно, ее не получили.
2. Делали быстро. Здесь можно вспомнить множество русских поговорок из разряда «поспешишь – людей насмешишь». И пусть придуманы они были во времена, когда ИТ проектов вообще еще не существовало, на них это тоже распространяется. Например, это актуально в случаях, когда затянули со стартом проекта и вот уже времени до сдачи регламентированной отчетности становится все меньше, а задач еще масса.
3. Подрядчик был недостаточно компетентен. Первопроходцы внедрения ERP делали это с партнерами, которые, в свою очередь, были такими же новичками в этом деле. Получается, учились на ошибках вместе. Сейчас эти подрядчики, возможно, уже набрались опыта и делают проекты гораздо лучше, но фарш невозможно провернуть назад – первые внедренные ими системы остались полны несовершенств.
4. Переносили ВСЁ, что есть в УПП. Посыл был такой: «Давайте сделаем всё, как в старой системе, чтобы новая была не хуже». Но ERP – это другой продукт. У него другие характеристики, другие возможности. Но об этом никто не думал…
5. Делали минимум. Вообще, для старта это вполне неплохой подход. Но только если его воспринимают именно как первый шаг. В данном же случае из-за того, что стоимость была довольно высокая, многие ужимали свои запросы до только самого необходимого, НО при этом проекты перехода воспринимались как полноценные завершенные решения.

Навредить результату и, как следствие, привести к неудовлетворенности качеством работы системы, мог любой из этих пунктов. А есть такие предприятия, которые собрали комбо! Там и на старте о бизнес-пользе не подумали, и делали второпях, и подрядчик был с минимальным опытом, и денег пожалели… Ох! Представляете, что у них на выходе получилось?
И вот проект завершен. Люди начинают работать в новой системе. Такой, какая она есть. Им что-то не нравится. И что делает большинство? Ни-че-го. И вовсе не потому что они – мазохисты и им нравится терпеть боль. Просто люди боятся, что доработка системы – это новый проект. Такой же сложный и дорогостоящий, как само внедрение.

Теперь поговорим о том, какие могут быть последствия, если с системой после внедрения ничего не делать. Сами мы ничего не придумываем – исключительно делимся перечнем болей, с которыми к нам чаще всего приходят клиенты:

• Система не дала ничего большего, чем УПП

В целом, это абсолютно не удивительно, если вы не ставили перед собой такой цели. Возможно, тайно надеялись, что раз это более современный инструмент, значит от него априори больше пользы. Но при формировании требований к системе конкретную разницу не продумывали. В итоге перешли на новую платформу, а функционально остались как будто в старой. Деньги потрачены, а бизнес-ценности нет. Есть только «та же УПП, только в профиль».

• В системе не автоматизированы никакие задачи, кроме учетных

Так часто происходит, если изначально ERP воспринималась как система для организации учета (в первую очередь регламентированного), а не инструмент управления.
Например, задачи финансовых служб, такие как автоматизация бюджетирования и казначейства, часто откладывают на потом как менее значимые. В итоге платежки согласовываются в почте, взаиморасчеты ведутся в Excel, лимиты бюджетов невозможно проконтролировать, и система никак не подсказывает, что может произойти кассовый разрыв или существенный перерасход бюджетов по определенной статье. И то, что изначально казалось второстепенным, теперь бьет по карману каждый день.

• Все равно остался ручной труд

Когда переходили, думали, что ERP – это волшебный инструмент. Что «вот внедрим, и всё само заработает». А в итоге перешли, а отчёты собираются все равно вручную – долго, трудно, и отражают при этом не все аналитики, которые нужны. И никакой экономии времени и денег на зарплаты не произошло.

• Себестоимость считается долго и не обладает нужной детализацией

Получается, что мы не знаем реальную маржинальность продуктов и не понимаем, на чем мы зарабатываем, а на чем – теряем. Если затраты, (например, на логистику), распределяются некорректно, а себестоимость мы видим только к 15ому числу, решения приходится принимать вслепую.

• Неуверенность в достоверности данных

Даже если формально отчетность формируется в системе и сдается, полагаться на нее для управления бизнесом становится рискованно. Данные вносятся и подгоняются только для того, чтобы механически выполнить регламентированное закрытие периода. При этом достоверность остального контура учета становится непрозрачной. Система превращается в «черный ящик»: цифры на выходе есть, но понимания, из чего они сложились и можно ли им верить при планировании закупок или анализе прибыли, уже нет.

Внедрив систему – вы прошли бОльшую часть пути. И, да, это было довольно дорого. При этом результат, который вы получили за немалые ресурсы (деньги, время и энергия сотрудников), вас не устроил. Чтобы это изменить – систему нужно доработать.

На самом деле, внедрение ERP – отличная иллюстрация принципа Парето:
За 80% ресурсов вы получили 20% результата, а чтобы получить оставшиеся 80 – вложить нужно еще всего лишь 20.

Вы уже сделали самое сложное и трудоемкое – построили базу. И чтобы наращивать на нее необходимый вам функционал, не нужно входить в новый проект – не нужно революций! Все прекрасно решается эволюционным путем и стоит гораздо дешевле, чем само внедрение. А эффект при этом куда более ощутим и ценен для бизнеса, и позволит вам действительно окупить все вложенные ранее ресурсы.

Если вы узнали в статье себя, знайте – ваши боли не смертельны. Сложности – преодолимы. Задачи – решаемы.

Если не узнали, то просто задумайтесь – получаете ли вы от своей системы максимум? Или довольствуетесь всего лишь частью ее потенциальных возможностей, заплатив за внедрение несоизмеримую им цену?